Отрицательные остатки на складе 1с как убрать
Перейти к содержимому

Отрицательные остатки на складе 1с как убрать

  • автор:

Как убрать отрицательные остатки в 1С

Данная обработка устраняет отрицательные остатки по количеству на выбранных счетах учета ТМЦ по конкретной организации на указанную дату.

Это готовое решение

Установка в базу занимает пару минут.

Не мешает обновлению

Конфигурация остается «на замке», без изменений.

Бесплатно в течение трех месяцев

Не подходит для 1C:Fresh

  • Бухгалтерия предприятия 3.0

убрать минусы по товарам в 1с

Обработка устраняет отрицательные остатки по количеству на выбранных счетах учета ТМЦ по конкретной организации на указанную дату.

Допустим, в нашей базе есть проблемы с учетом номенклатуры («краснота» в отчете):

Отрицательные остатки на счетах учета ТМЦ

Открываем обработку и заполняем необходимые поля на форме. Указываем дату, на которую нужно анализировать остатки, организацию, в поле «Счета» указываем список счетов учета, на которых мы хотим убрать «минусы» (можно выбирать групповые счета). Необходимо выбрать статью доходов для заполнения аналитики (устранение минусов будет выполняться путем создания оприходования товаров). После этого нажимаем Создать документы:

обработка по устранению минусов

Видим, что создано два документа оприходования (просто записаны), для их проведения нужно нажать одноименную кнопку.

Отрицательные остатки на счетах учета ТМЦ

На второй вкладке видим таблицу ошибок — это те «минусы», которые нельзя убрать простым оприходованием. В первой строке видим количество без суммы, а во второй количество отрицательное, а сумма положительная. Если такие строки добавить в оприходование, то документ не проведется.

Единственный вариант для таких случаев — создание ручной операции:

создание ручной операции

В результате создается такая бухгалтерская справка:

Как исправить отрицательные остатки в 1С:Бухгалтерии?

В этой статье мы рассмотрим причины появления отрицательных остатков, а также узнаем, как исправить ошибки и не допустить их появления в будущем.

Почему появляются отрицательные остатки?

Как правило, отрицательное сальдо связано либо с несостыковкой времени и даты проведения документов поступления и реализации, либо с пересортом товарно-материальных ценностей между складами или субсчетами.

Как выглядят отрицательные остатки

1. При оформлении документа реализации в проводках указываются только количественные показатели. Суммовые отсутствуют. Данная запись свидетельствует о том, что при проведении процедуры закрытия месяца может некорректно рассчитаться себестоимость.

(кликните, чтобы увеличить)

(кликните, чтобы увеличить)

2. При формировании отчета по остаткам товаров программа выводит в отчет отрицательные значения (отчет расположен в «Склад» — «Отчеты» — «Остатки товаров»)

(кликните, чтобы увеличить)

3. При формировании оборотно-сальдовой ведомости по счету 10 или 41 в отчете отображаются отрицательные значения:

(кликните, чтобы увеличить)

Как бороться? Как предотвратить появление отрицательных остатков?

  • Установите корректные настройки в программе, чтобы в дальнейшем не возвращаться к этой проблеме.

Зайдите в «Администрирование» — «Настройки программы» — «Проведение документов» и уберите галочку в пункте «разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»

После настройки программа не разрешит провести документ реализации или списания материалов если не обнаружит в регистрах учета остатки ТМЦ (записать и распечатать документ можно будет. Провести и сформировать проводки – нет).

(кликните, чтобы увеличить)

  • Выясните, по какой номенклатуре сформировались отрицательные остатки.

Можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость, но мы рекомендуем сначала воспользоваться специальным отчетом, который находится в разделе «Склад» — «Отчеты» — «Контроль отрицательных остатков».

Чтобы программа показала все документы с отрицательными остатками не заполняйте период формирования отчета.

(кликните, чтобы увеличить)

В отчете увидим номенклатуру и счет учета. Затем, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость с отбором по номенклатуре и увидеть причину формирования «красных минусов» в отчете.

(кликните, чтобы увеличить)

В карточке счета видно, что документ «Реализация» проведен 07.11.2022, а документ «Поступление» проведен позже. Поэтому не формируются суммовые показатели в проводках при продаже ТМЦ, и возник отрицательный остаток. В данному случае необходимо скорректировать либо дату документа покупки, либо дату документа продажи.

После исправления даты в документе «Поступление» и перепроведения документа «Реализация» отрицательный остаток исчез. В проводках документа «Реализация» появились данные о себестоимости.

(кликните, чтобы увеличить)

(кликните, чтобы увеличить)

  • Аналогичным способом выявляется пересортица между складами и счетами учета.

В оборотно-сальдовой ведомости можно включить группировку по номенклатуре/ складам/партиям и увидеть что ТМЦ была принята на «Основной склад», а продана с «Оптового склада», что дало отрицательные остатки. Также, если на 41 счете отображено только выбытие ТМЦ, то необходимо дополнительно сформировать ОСВ по счету 10 в разрезе субсчетов, номенклатуры, складов и партий. Скорее всего ТМЦ была принята в качестве инвентаря или малоценного оборудования на сч 10, а продана в качестве товара со сч. 41, что также дало отрицательный остаток при контроле.

(пример настройки ОСВ)

(кликните, чтобы увеличить)

Вот мы и разобрались с отрицательными остатками, а также настроили программу так, чтобы они не появлялись в будущем.

Мы очень рады, если эта статья была полезна, а также с удовольствием найдем ответы и на ваши вопросы.

Статью подготовила Самсонова Жанна Николаевна

Как контролировать отрицательные остатки в 1С: Бухгалтерия 8.3? Инструкция

Отрицательные остатки в программе 1С представляют собой итоговое сальдо в минусе, находящееся на счетах для учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Подобный показатель указывает на то, что продукция, товары и материалы списывались с превышением количества фактических запасов на складе. Благодаря контролю минусовых остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 можно влиять на отгрузки сверх остатков товарно-материальных ценностей на складских помещениях.

Большинство бухгалтеров ежедневно сталкиваются с необходимостью отгружать товарно-материальные ценности, даже когда они отсутствуют в складских помещениях. В таких ситуациях провести реализацию в программе 1С: Бухгалтерия 8.3 можно, предварительно выставив определенные настройки. Важно понимать, что в данном случае себестоимость товарно-материальных ценностей не будет списана в бухгалтерии. Чтобы их списать, понадобится перепровести документы после поступления их на склад.

Далее описана инструкция для контроля отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3.

Отключение контроля остатков в 1С

Стандартные установки программного обеспечения 1С не дают возможности провести реализацию или списание, когда в складском помещении не хватает количества указанной товарно-материальной ценности. Тем не менее есть параметр для деактивации контроля остатков. Сделать это можно в меню «Администрирование», нажав на надпись «Проведение документов».

Рис. Проведение документов. Администрирование. Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета

В отобразившемся окне необходимо поставить галочку у пункта «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

После этого возможность реализовывать, списывать с остатков товарно-материальные ценности будет возможна даже при отсутствии их в достаточном количестве на складе.

Важно, что настройка устанавливается сразу для всех компаний, учет по которым ведется в программе. Включить и выключить функцию в разрезе организаций невозможно.

Следует отметить, что для корректного проведения регламентной операции «Закрытие месяца» минусовых остатков быть не должно. Поэтому перед закрытием нужно навести «порядок» в учете ТМЦ.

Причины возникновения минусовых остатков:

  • не проведено поступление товарно-материальных ценностей от поставщика;
  • отражение поступления товарно-материальных ценностей с ошибками;
  • в документах по списанию и реализации некорректно указано количество.

Чтобы определить причины отрицательных остатков, можно сформировать соответствующий отчет. Об этом рассказано в следующем шаге.

Отображение отрицательных остатков

В случаях, когда функция списания при отсутствии товарно-материальных ценностей на складе включена, необходимо контролировать отрицательные остатки. Особенно важно это делать перед тем, как закрывать период, чтобы себестоимость для составления налоговых и управленческих отчетов была списана корректно.

Контроль отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 может осуществляться инструментом «Контроль отрицательных остатков».

Для этого нужно:

  • открыть меню «Склад»,
  • кликнуть на надпись «Контроль отрицательных остатков».

В отобразившемся окне необходимо провести следующие настройки:

• выбрать компанию с периодом для показа минусовых остатков;

• после этого надо кликнуть на надпись «Сформировать».

Рис. Контроль отрицательных остатков в 1С

Рис. Контроль отрицательных остатков. Сформировать отчет в 1С

Рис. Контроль отрицательных остатков. Документ расхода. Склад. Номенклатура. Реализация (акт, накладная, УПД) в 1С

В отчетности будут указаны такие сведения:

  • наименование номенклатуры с отрицательными остатками;
  • начальный остаток;
  • документ расхода, вследствие которого образовался отрицательный остаток;
  • конечный остаток;
  • расход (количество).

Если все сделано правильно, никаких отрицательных остатков не будет. А отчет поможет выявить места, в которых были допущены ошибки.

Отрицательные остатки на складе в 1С — проблемы и решения

Отрицательные остатки — одна из самых распространенных проблем, с которой приходится сталкиваться пользователям систем 1С. Но дело здесь, конечно, не в программе, а в том, что при ее использовании часто допускаются ошибки, которые не только приводят к минусовым показателям, но и не позволяют системе проявлять все свои возможности. Отрицательные остатки не дают рассчитать себестоимость, затраты на производство, оценить долю коммерческих расходов и пр. Без этих базовых показателей невозможно вести работу над снижением издержек и повышением эффективности работы предприятия. В этой статье мы приведем 5 историй об отрицательных остатках в 1С, с которыми приходилось сталкиваться нашим специалистам. Некоторые из них были устранены силами программистов «Гигабайт», решение других было поставлено на паузу, а кое-что удалось проработать и самим заказчикам после консультации с нами.

Контроль остатков в 1С:УТ 11.4

Первый случай демонстрирует одну из самых часто совершаемых пользователями 1С-систем ошибок — это применение доработок и последующих сложных настроек вместо использования типовых механизмов программы. Сеть розничных магазинов косметики вела учет в 1С Управление торговлей (УТ) 11.4. На протяжении нескольких лет наличие отрицательных остатков в системе пользователей особо не беспокоило, но наступил коронакризис и руководству понадобился расчет себестоимости. Требовалось точно представлять структуру затрат на торговую деятельность, чтобы выявить расходы, на которых можно сэкономить. При минусовых показателях по остаткам расчет себестоимости невозможен. Кроме того, стали ощутимы трудности со сдачей бухгалтерской отчетности. И компания обратилась в «Гигабайт». Проведя обследование, наши специалисты выяснили следующие проблемы. Во-первых, отсутствовала галочка «контроль остатков» (кто ее отключил, когда это произошло никто уже не помнил). Во-вторых, учет розничной торговли был реализован через контроптовые продажи. На основе этих реализаций с помощью специально написанной предшествующими специалистами обработки формировался Отчет о розничных продажах. Но из-за принципиальных разногласий с типовыми механизмами 1С данные показатели не воспринимались бухгалтерской программой, что в итоге не позволяло бухгалтеру сдавать необходимую отчетность. Для решения указанных проблем специалистам «Гигабайт» пришлось удалить все реализованные доработки, и привести процесс розничных продаж к типовым механизмам 1С УТ 11.4. Галочка «контроль остатков» также была поставлена.

«В целом, это была несложная задача, которую удалось достаточно оперативно решить, — пояснили наши специалисты. — Но главное, что хотелось бы в этом кейсе отметить, что если бы компания с самого начала обратилась к опытным франчайзи, то достаточно было бы пары часов работы консультанта. А так они дважды оплачивали работу программистов: один раз, чтобы создать ненужные доработки программы, а второй, чтобы их отключить».

Отрицательные остатки в 1С УНФ

  • некорректные взаиморасчеты с контрагентами
  • некорректные остатки на банковских счетах, отображаемых в 1С
  • отрицательные остатки на складе
  • невозможность рассчитать себестоимость, отразить финансовый результат

Так как проблема касалась нарушения базовых принципов ведения учета в 1С УНФ, то попытки наладить процессы в действующей информационной базе были не перспективны. Поэтому было принято решение с определенной даты начать вести учет в новой базе. Перенесли остатки и начали работать, используя типовые документы, процессы и отчеты. Проблема была решена.

Двойной контроль остатков в 1С

Стоит сказать, что проблема отрицательных остатков может касаться не только непосредственно товаров, но и всего спектра товарно-материальных ценностей (ТМЦ): сырья, расходных материалов, инструмента и пр. Наша третья история как раз об этом.

В цеховых кладовых крупного промышленного предприятия велся учет инструмента. Рабочие приходили за инструментом, выбирали нужный и вписывали в свою карточку его наименование. Проблема была в том, что иногда рабочие неверно указывали инструмент (вместо Ключа 16 мм могли вписать Ключ 18 мм и пр.), и когда подходило время пополнять запасы цеховых кладовых, то закупки не всегда отражали реальные потребности в определённых инструментах.

Учет велся по карточкам рабочих, а если учесть, что ошибки были нередки, а предприятие было большим, то список и объем разночтений мог быть весьма существенным. По итогу закупки могло оказаться, что Ключей 16 мм переизбыток, а Ключей 18 мм нет вообще. То есть, налицо отрицательные остатки с одной стороны и пересорт с другой, поясняют специалисты «Гигабайт».

Когда проблема стала уже существенно сказываться на учете по предприятию (затраты на инструмент были заложены в себестоимость), было принято решение подойти к ее решению со всей серьезностью. И были реализованы следующие шаги:

  1. Проведена инвентаризация всех кладовых.
  2. Излишки списаны за счет прибыли, недостача — на убытки. Все действия согласованы с бухгалтерским учетом .
  3. Реализован двойной контроль остатков: провели штрихкодирование инструмента (на каждую ячейку, где лежали инструменты одного вида, приклеили штрихкод) и назначили кладовщика, который должен выдавать инструмент рабочим. Перед тем как выдать инструмент кладовщик сканировал код ячейки, система фиксировала это действие.

После проведенных работ в 1С-систему стали попадать верные данные по используемым инструментам, стал вестись более четкий учет износа инструментов и даже уменьшилось число утерь.

Отрицательные остатки в 1С: от производства до продаж

Четвертая история демонстрирует еще одну сторону разбираемой нами проблемы, когда неудачные форматы работы оказываются настолько привычными, что отрицательные остатки не являются достаточным основанием, чтобы что-то изменить в работе предприятия.

Компания по производству дверей и фурнитуры ведет учет в 1С:УПП в разрезе серий и характеристик продукции. Каждая произведенная дверь имеет характеристику (некоторый набор параметров и свойств конкретного изделия, полуфабриката) и уникальный серийный номер, по факту он же является номером заказа.

По логике учета все полуфабрикаты (например, сварная дверная рама) и комплектующие, в том числе фурнитура, должны по мере производства и сборки учитываться в системе применительно к конкретной двери, конкретному заказу, но такого не происходит.

Когда рабочие изготавливают раму, они еще не знают для какой конкретной двери она будет использована, поэтому в системе они выбирают любой из актуальных заказов, либо вовсе пропускают этот пункт. По факту дверь обретает уникальный номер только на этапе подготовки к продаже, когда она, готовая к отгрузке, попадает на склад.

Отсутствие формализованных процессов приводит к тому, что из-за большого количества параметров в характеристике изделия и, как следствие, большого количества позиций в спецификации, постоянно возникают пересортицы материалов и инструмента на складе (рабочий на месте заменяет позиции из спецификации на аналоги, кладовщик это не контролирует).

В итоге в какой-то момент в системе фиксируются отрицательные остатки по материалам, полуфабрикатам и комплектующим. Автоматический контроль остатков в программе был отключен. Чтобы устранять возникающие проблемы раз в несколько недель кладовщик вручную правит все несоответствия по каждому заказу, приводя данные в учете в адекватный вид.

Для решения этой проблемы специалистами «Гигабайт» было предложено поменять ряд бизнес-процессов на предприятии, чтобы расширить возможности системы по отслеживанию заказа, но руководство компании решило оставить все как есть.

Кража или сбой в учете?

Последняя пятая история касается не столько проблем в ведении учета, сколько человеческого фактора. Но мы решили включить этот кейс в нашу подборку, чтобы показать больший спектр причин появления отрицательных остатков в 1С.

Однажды в нашу компанию обратилась крупная оптовая компания, занимающаяся поставками сантехники. Служба безопасности выявила недостачу элитной продукции на несколько миллионов рублей. Пока сама охрана проверяла записи видеонаблюдений, специалисты по системам 1С должны были выяснить схемы, по которым преступные действия стали возможны (следовало понять, как это все отражалось в учете).

После пары недель «расследований» выяснилось, что причина недостачи в банальной халатности. Дело в том, что упаковки с сантехникой и простой, и элитной были внешне похожи и хранились на складе рядом друг с другом. Так что сотрудники склада отгружали то, что «ближе стоит» не проверяя фактическое соответствие товара внутри тары на то, что было написано в заказе. В итоге элитная итальянская сантехника отгружалась по цене отечественной, а когда пришел заказчик на дорогую продукции, ее на складе не оказалось. По итогам проверки все сотрудники склада были уволены.

Отметим, что подобные проблемы возможностями систем 1С предотвратить практически невозможно, так как с программой работаю люди, а они допускают ошибки. Конкретно в этой компании для новых сотрудников склада была составлена четкая инструкция, что нужно делать перед каждой отгрузкой (что проверять, где отмечать), а кроме того, разные по цене товары разнесли по складу, чтобы снизить шанс некорректных отгрузок.

Конечно, что вышеописанными примерами проблема отрицательных остатков в 1С не исчерпывается. Думаем, что подобных историй можно было бы найти ни одну сотню. Главное, что стоит понимать это то, что отрицательные остатки — это симптом того, что в ведении учета есть ошибки, и их все-таки надо исправлять, если бизнес заинтересован в долгосрочном развитии на основе точных и достоверных данных о работе предприятия.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *