Что такое префикс в 1с
Перейти к содержимому

Что такое префикс в 1с

  • автор:

Что такое префикс в 1с

Дата публикации 28.11.2023

Использован релиз 3.0.144

Если в одной информационной базе ведется учет по нескольким организациям, то для каждой из них можно установить свой префикс – набор символов, которые указываются перед номером документа и обеспечивают уникальность сквозной нумерации документов по организации.

Префикс указывается в карточке организации (раздел: ГлавноеОрганизации) и может содержать от 1 до 2 символов (цифр или букв) (рис. 1).

При создании документов по организации, у которой указан префикс, он включается в состав номера документа (рис. 2).

Смотрите также

Подпишитесь на новости

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Префикс документов в программах системы 1С:Предприятие

Акция. Скидка до 50% на переход с базовой версии 1С в облако 1С:Фреш !
Льготный переход с базовых версий 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Розница и 1С:Зарплата и управление персоналом в облако 1С:Фреш со скидкой более 50% !

Облачные версии программ 1С не требуют активации программных лицензий и ввода пинкодов, не привязываются к какому-то конкретному компьютеру и позволяют работать с любого устройства, имеющего доступ в интернет, в том числе на компьютерах от компании Apple с операционной системой MacOS, а также на мобильных устройствах с iOS или Android.

Типовые конфигурации системы «1С:Предприятие 8», разработанные на основе Библиотеки Стандартных Подсистем (БСП), поддерживают автоматическое формирование номера документов с назначением префиксов, в которых содержаться уникальные идентификаторы организаций, информационных баз и другой дополнительной информации.

Из чего состоит префикс в номере документов программ 1С

Начиная с версии БСП 2.2 номер документов имеет следующий формат, который определяет месторасположение и длину префиксов:

AA BB — DD 000123

  • AA – Префикс организации.
  • BB – Префикс информационной базы.
  • DD – Дополнительный пользовательский префикс.
  • 123 – Порядковый номер документа.

Для конфигураций, использующих более ранние версии БСП, или разработанных без использования БСП, формат префиксов может отличаться.

Префикс организации

Префикс организации в номере документа программы 1С:Предприятие

Первые два символа префикса являются идентификатором организации и задаются в справочнике организаций.

Для некоторых первичных документов требуется непрерывная последовательная нумерация в рамках каждой организации. Если в одной информационной базе программы 1С ведется учет от имени нескольких организаций, то для каждой следует задать внутренний префикс номеров документов, который внутри данной базы будет являться уникальным идентификатором документов данной организации, что позволит организовать непрерывную последовательную нумерацию документов отдельно для каждой организации.

Префикс организации указывается в соответствующем поле карточки Организации.

Как изменить префикс организации в номере документа программы 1С:Предприятие

Рекомендуем устанавливать префикс организаций таким образом, чтобы он соответствовал ее названию, для максимально наглядной и интуитивно понятной идентификации документов в списках. Например, для организаций с названиями ООО «МегаСервис» и ИП Иванов А.Н., учет по которым ведется в одной программе, можно задать префиксы МС и ИП соответственно.

Обратите внимание, что задать префикс организации необходимо до начала ввода первичных документов.

Если префикс организации не установлен, то при формировании номера документа он принимает значение «00» (ноль-ноль).

Если префикс не установлен у нескольких организаций (или у нескольких организаций задан общий префикс), то для этих организаций будет использоваться общая нумерация при формировании номеров документов.

Префикс организации в печатных формах документов не печатается, т.к. наименование организации и так отображается в печатной форме документа и печать отдельного идентификатора организации не требуется.

Если в карточке организации нет поля Префикс

Если в карточке организации нет такого поля Префикс, то в правом верхнем углу формы нажмите кнопку Ещё и нажмите Изменить форму.

В открывшемся окне настройки формы в левом окне в дереве элементов формы откройте
Список реквизитов > Колонки шапки > Колонка справа
и поставьте флаг у элемента Префикс.

Нажмите ОК для сохранения изменений.
Если поле Префикс не появилось в форме организации, то закройте программу и войдите снова.

Важно!
Перед изменением префикса рекомендуем сделать архивную копию информационной базы, т.к. после его изменения могут возникнуть проблемы с синхронизациями и обменами, которые были настроены в базе.

Префикс информационной базы (Префикс ИБ)

Префикс информационной базы в номере документа программы 1С:Предприятие

Третий и четвертый символ являются идентификатором информационной базы.

Префиксы информационных баз используются при настройке синхронизации информационных баз различных конфигураций (например, БП и УНФ) или при настройке синхронизации распределенных бах одноименных конфигураций (РИБ) с целью избежания дублирования кодов элементов справочников и номеров документов, создаваемых в процессе работы в разных информационных базах.

При использовании распределенной информационной базы номер префикса ИБ определяет номер узла РИБ.

Для того чтобы задать или изменить префикс информационной базы, включите флаг Синхронизация данных в разделе «Администрирование» > «Синхронизация данных».

Как указать префикс информационной базы в номере документа программы 1С:Предприятие

При работе в облачном сервисе «1С:Фреш» номер префикса ИБ определяет порядковый номер информационной базы, если для одной учетной записи создано несколько информационных баз.

Префиксы ИБ автоматически присваиваются всем документам и элементам справочников, которые имеют автоматически назначаемый код и номер.

Если префикс информационной базы не указан, то используется префикс по умолчанию «00»(ноль-ноль).

Категорически не рекомендуем изменять или удалять Префикс ИБ в случае, если в данной базе настроен обмен данными с другими конфигурациями или организована синхронизация данных с помощью механизма распределенной информационной базы (РИБ).

При изменении или удалении Префикса ИБ нумерация всех документов начнется «с нуля». Для продолжения работы, предотвращения дублирования номеров документов и возвращения автоматической нумерации документов для каждого вида документа необходимо будет вручную исправить номер первого созданного документа на необходимый для продолжения сквозной нумерации (при исправлении номера необходимо сохранить количество символов в номере и не удалять незначащие нули, например порядковый номер последнего созданного документа до изменения префикса был №356, а после изменения префикса программа предлагает создать новый документ с номером ОК01-000001. Для восстановления автоматической нумерации необходимо изменить номер на ОК01-000357).

Дополнительный пользовательский префикс

Дополнительный префикс пользователя в номере документа программы 1С:Предприятие

Дополнительный пользовательский префикс является необязательным и как правило применяется в «особых» случаях, например, префикс «А» использовался для отдельной нумерации счетов-фактур на аванс, префикс «П» присваивается документу Поступление доп. расходов, загруженному в конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» при выгрузке документа Поступление товаров и услуг, оформленного в «Управление торговлей», а префикс «У» присваивается документу Поступление доп. расходов, загруженному в конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» при выгрузке документа Поступление услуг и прочих активов, оформленного в «Управление торговлей», также префиксы «У», «Т» и «М» присваиваются при переносе документов в «Бухгалтерия предприятия» из старой версии «1С:Бухгалтерии 7.7» (документы переносятся с префиксами «У» — услуги, «Т» — продажи, «М» — материалы).

В типовой конфигурации «Бухгалтерия предприяия, редакця 3.0» поддерживается как единая нумерация всех счетов-фактур, так и отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с пользовательским префиксом «А».

Открыть форму настройки нумерации счетов-фактур на аванс можно с помощью команды «Перейти по ссылке. » (Shift+F11), в окне которой необходимо будет указать текст ссылки
e1cib/app/ОбщаяФорма.НДС

Нумерация счетов-фактур на аванс с пользовательским префиксом А

В окне настройки параметров учета выберите нужный порядок нумерации счетов фактура на аванс:

  • Единый порядок нумерации всех выданных счетов-фактур;
  • Отдельная нумерация счетов фактур на аванс с префиксом «А».

Установка и Настройка префиксов для документов и справочников в 1С.

Префикс устанавливается перед номером документа. Префикс полезен в тех случаях, когда в информационной базе ведется многофирменный учет. Он позволяет нумеровать документы по каждой организации в отдельности.

Настройка префиксов для документов

Префикс для документов автоматически присваивается документам, если он задан в карточке элемента справочника «Организации».

Если изменить префикс, то нумерация документов начнется сначала.

Редактирование номеров документов возможно через меню «действие», команда «редактировать номер»

Важно! Необходимо помнить, что ручное редактирование документов может привести к нарушению автоматической нумерации в системе.

Настройка префиксов для справочников.

Редактирование номеров элементов справочников происходит через меню «действие», команда «редактировать код»

Если при редактировании кода элемента справочника добавим префикс А и присвоим номер 00000001, то следующий элемент будет записан под кодом А00000002.

Важно! Не допускается задание кодов вида Я99999999, из-за того что система не сможет присвоить следующий код.

Блог компании «СИТЕК»

Все про нумерацию документов в 1С: из чего состоит, как читать и настраивать

Байбекова Анастасия Специалист проектного отдела

Как известно, все современные продукты 1С поддерживают автоматическую нумерацию документов. Сегодня мы поговорим о том, из чего формируется стандартный номер документа, как его правильно читать и какие настройки можно производить для облегчения и ускорения работы.

Разберем стандартную структуру номера документа в 1С на примере «1С:ERP»:

ААББ-ВВ000123, где:

  • АА – префикс организации;
  • ББ – префикс информационной базы;
  • ВВ – дополнительный пользовательский префикс;
  • 000123 – номер объекта.

В формате номера местоположение префиксов фиксировано, также фиксирована их длина. Наличие префикса в номере документа зависит от определенных настроек. Если настройки не были назначены, стандартный номер документа выглядит следующим образом:

Как видно, в качестве значений префиксов организации и информационной базы по умолчанию устанавливаются нули, а дополнительный пользовательский префикс не формируется. Но это легко можно изменить.

Назначение префикса организации

Префикс организации задается непосредственно в карточке организации. Он состоит из одного или двух символов, это могут буквы и цифры:

После назначения такого префикса организации номер документа выглядит следующим образом:

Префиксы организации используют для разделения нумерации документов разных юридических лиц, по которым ведется учет в одной системе 1С. Если учет ведется по одному юридическому лицу, необходимости в назначении префикса организации нет.

Что произойдет, если изначально префикс не был назначен, но затем в его использовании появилась необходимость?

В таком случае система присвоит документу первый номер по порядку нового вида. Например, если последний номер документа до назначения префикса был «0000-000123», то после назначения префикса новому документу система автоматически присвоит номер «ТД00-000001». Для соблюдения требования сквозной нумерации документов необходимо вручную отредактировать номер этого документа, изменив его на следующее по порядку значение – «ТД00-000124». При последующем формировании документов система автоматически будет присваивать им номера в правильном порядке.

Редактирование номеров необходимо выполнить для каждого вида документов: заказ поставщику, приобретение товаров и услуг, перемещение товаров и т.д. Сделать это можно вручную, а если документов много – написать соответствующую обработку заполнения номеров (за помощью по данному вопросу можете обратиться к нашим консультантам).

Назначение префикса информационной базы

Префикс информационной базы задается в разделе «Синхронизация данных» (меню НСИ и администрирование – Администрирование). Состоит данный префикс из одного или двух символов, это так же могут быть буквы и цифры:

После назначение префикса информационной базы номер документа в 1С выглядит следующим образом:

Префикс информационной базы устанавливается при настройке синхронизации данных с другой программой для того, чтобы различать, в какой из систем документ был создан — это позволяет избежать дублирования

Что произойдет, если ранее префикс информационной базы не был назначен, но в нем появилась необходимость?

В этом случае система автоматически присвоит документу первый номер по порядку нового вида – все точно так же, как и с префиксом организации.

Назначение дополнительного пользовательского префикса

Дополнительные пользовательские префиксы назначаются системой автоматически для определенных документов. Например, если установлена функциональная опция для отдельной нумерации «Счетов-фактур» на аванс (меню НСИ и администрирование – Администрирование – Учет НДС, импорт и экспорт).

При активации данной опции номер документа в 1С будет выглядеть следующим образом:

ТДЦБ-А000123

Кроме того, дополнительные префиксы устанавливаются системой для определенных документов при настроенной синхронизации с другими программными продуктами 1С.

Печать документов

При выводе документов на печать не показывается префикс организации, а также удаляются ведущие нули. Префикс информационной базы и дополнительный пользовательский префикс выводятся на печать, если они установлены:

В «1С:ERP» есть особенность: по умолчанию данная система не позволяет в пользовательском режиме управлять отображением префиксов при печати, как, например, «1С:УНФ». Однако это можно исправить при необходимости – обратитесь за помощью в компанию «СИТЕК», и наши специалисты сделают для вас соответствующую доработку системы.

Автор статьи: Байбекова Анастасия – специалист проектного отдела.
Дата публикации статьи 30.11.2022.

Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *