Откуда берутся данные которые выводятся в отчете
Перейти к содержимому

Откуда берутся данные которые выводятся в отчете

  • автор:

Откуда берутся данные которые выводятся в отчете

Ребята-программисты! Хочу быть как вы.
Научите, пожалуйста, как узнать откуда отчёт (любой) берёт данные?

Т.е., открываю отчёт, вижу цифру и хочу узнать как она сформировалась, из каких документов она была взята. Иногда, в некоторых простых отчётах, можно и догадаться. А иногда нет.

Отсылки на соответствующие ресурсы принимаются.

Дополнение-поправка: Хочу узнать, точнее увидеть (в Конфигураторе, в коде и т.д.) как сформировалась конкретная цифра ПРОГРАММНО.

Вроде постарался выразиться правильно )

Какой отчет?Из запросов например,что это дает вам
Вам нужно начать изучать язык запросов 1С
В идеале отчёт должен брать данные из регистров, которые двигаются документами при проведении.
(2) Любой! Например, в отчете «Чистые активы» откуда взялась цифра в строке «Расчеты с покупателями»
(5) Нужно смотреть алгоритм отчёта — запрос и пост-обработку результата запроса.

(3) Спасибо, начну!
(4) Как узнать какие регистры участвуют в формировании отчета?
(7) Пожалуйста, поподробнее. Как посмотреть алгоритм отчёта?

(8) В Конфигураторе

(9) Конфигуратор, это такое огромное поле, и где-то в нём зарыта жемчужина. Только вот не знаешь, где именно, и на какой глубине. Если у вас есть намётки по-конкретней, поделитесь пожалуйста

(10) В разделе «Отчеты»
(10) ну пройдись поиском по отчету Запрос,там же параметры буду рядом
вызвать специалиста не предлагать?
(12) предлагаю в макет посмотреть. Там наверняка СКД
(13) Нет, не предлагать !! ))

(0) Увы, далеко не всегда это можно легко понять. Иногда это и у специалиста может отнять немаленькое время. Слишком много способов (в том числе — заковыристых) существует для «формирования цифирки в отчете». Поэтому «универсального рецепта» нет. Но если это относительно простой отчет на СКД (системе компоновки данных), то алгоритм такой: смотришь формулу ресурса на закладке «Ресурсы» схемы СКД (того ресурса, который попадает в интересующую колонку отчета) и осознаешь, каким образом он рассчитывается по входным для СКД данным. Входные данные для СКД находятся на закладке «Наборы данных» схемы СКД. Входными данными для СКД чаще всего является текст запроса к базе данных. То есть анализируя текст запроса базы данных понимаешь, откуда берутся входные данные для расчета ресурса. Но текст запроса к базе данных может быть достаточно сложным, и «методом научного тыка» в нем тоже не всегда разберешься — нужно знать и как 1С хранит данные и язык составления запросов к этим данным.

(16) Огромное спасибо, Фишер, за подробное разъяснение. Вот, смотрю я на примере отчёта «Чистые активы» (1С 8.3.15.1700 УНФ 1.6.17.161). Открываю Конфигуратор — открываю конфигурацию — раздел Отчеты — ЧистыеАктивы — закладка Макеты — ОсновнаяСхемаКомпоновкиДанных — закладка Ресурсы. Если я правильно понял, то колонка «Выражение» как раз и показывает те необходимые формулы (или нет?). Здесь всего три поля:

Поле | Выражение | Рассчитывать по
СуммаОстаток | Сумма(СуммаОстаток) |
СуммаОстатокДебет | Сумма(СуммаОстатокДебет) |
СуммаОстатокКредит | Сумма(СуммаОстатокКредит) |

В колонке «Рассчитывать по» ничего нет.

Где здесь ресурс, который попадает в интересующую меня колонку отчёта (Расчеты с покупателями)?

Основные сведения об отчетах в Access

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

Из этой статьи вы получите обзор отчетов в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета, использовании таких параметров, как сортировка, группирование и обобщение данных, а также способы предварительного просмотра и печати отчета.

В этой статье

  • Общие сведения об отчетах в Access
  • Создание отчета в Access
  • Добавление группировки, сортировки и итогов
  • Выделение данных с помощью условного форматирования
  • Настройка цвета и шрифтов
  • Добавление логотипа или фонового рисунка
  • Предварительный просмотр и печать отчета

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

  • отображение или распространение сводки данных;
  • архивирование моментальных снимков данных;
  • предоставление сведений об отдельных записях;
  • создание надписей.

Составные части отчета

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

Отображение раздела при печати

В начале отчета.

В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Вверху каждой страницы.

Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

В начале каждой новой группы записей.

Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования. Дополнительные сведения о создании верхних и нижних колонтитулов группы см. раздел «Добавление группирования, сортировки или итоговых данных».

Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.

В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

В конце каждой группы записей.

Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.

Внизу каждой страницы.

Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

  • Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.
  • Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.
    • Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет; Или
    • Создайте таблицы или запросы, содержащие необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейдите к шагу 2.

    Действие 2. Выбор инструмента отчета

    Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:

    Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.

    Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

    Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.

    Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

    Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

    Действие 3. Создание отчета

    1. Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
      В Access отчет отображается в режиме макета.
    2. Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.
      • Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.
      • Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.
      • Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования. Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

    Добавление группировки, сортировки и итогов

    Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

    Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».

    1. Если панель Группа, Сортировка и Итог еще не открыта, на вкладке Конструктор отчета в группе Группирование и итоги щелкните Группировать & Сортировать.
    2. Нажмите кнопку Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.
    3. Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

    Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

    Выделение данных с помощью условного форматирования

    В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Можно добавить правила условного форматирования для каждого элемента управления или группы элементов управления, а в клиентских отчетах также можно добавить гистограммы для сравнения данных.

    Чтобы добавить условное форматирование в элементы управления, выполните приведенные далее действия.

    1. Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.
    2. Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.

    Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

    • Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.
    • Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.

    Настройка цвета и шрифтов

    Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.

    1. Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режиммакета.
    2. На вкладке Макет отчета щелкните Темы и наведите курсор на различные темы в коллекции, чтобы просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.
    3. С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

    Добавление логотипа или фонового рисунка

    В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

    Добавление или удаление рисунка

    1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.
    2. В отчете щелкните позицию, в которую нужно добавить изображение, и на вкладке Макет отчета в группе Колонтитулы нажмите кнопку Логотип.
    3. Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.
    4. Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

    Добавление фонового изображения

    1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.
    2. На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.
    3. Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

    Предварительный просмотр и печать отчета

    Предварительный просмотр отчета

    1. Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:
      • напечатать отчет;
      • изменить размер или макет страницы;
      • изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;
      • обновить данные в отчете;
      • экспортировать отчет в другой формат файла.
    2. Нажмите кнопку Закрыть режим предварительного просмотра

    Печать отчета

    Печать отчета без предварительного просмотра

      Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

    Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

    • Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

    Создание простого отчета

    В Access можно создавать различные отчеты, от простых до сложных. Начните с размышлений об источнике записей отчета. Независимо от того, является ли отчет простым списком записей или сгруппирована сводка продаж по регионам, сначала необходимо определить, какие поля содержат данные, которые вы хотите увидеть в отчете, и в каких таблицах или запросах они находятся.

    После выбора источника записей проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это компонент Access, который создает отчеты на основании полученных от вас ответов.

    В этой статье

    • Выбор источника записей
    • Создание отчета с помощью средства «Отчет»
    • Создание отчета с помощью мастера отчетов
    • Создание наклеек с помощью мастера наклеек
    • Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»
    • Разделы отчета
    • Элементы управления
    • Доработка отчета в режиме макета
    • Доработка отчета в режиме конструктора
    • Добавление элементов управления в отчет
    • Сохранение работы
    • Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте
    • Просмотр отчета
    • Печать отчета
    • Отправка отчета по электронной почте

    Выбор источника записей

    Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

    Создание отчета с помощью средства «Отчет»

    Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что при его использовании отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

    1. В области навигации щелкните таблицу или запрос, на основе которых вы хотите создать отчет.
    2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
    3. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

    После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

    Создание отчета с помощью мастера отчетов

    В мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.

    • На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
    • Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово. Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как он будет выглядеть при печати. Вы также можете увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

    Примечание: Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые вы хотите добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

    Создание наклеек с помощью мастера наклеек

    Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

    1. В области навигации дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.
    2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
    3. Следуйте инструкциям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

    Отобразятся наклейки в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния Access можно увеличить масштаб, чтобы просмотреть детали. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

    Примечание: Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других представлениях данные отображаются в одном столбце.

    Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

    Если вам не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчет нужно добавить всего несколько полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия:

    • На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Пустой отчет. В режиме макета будет открыт пустой отчет, а в правой части окна Access появится область «Список полей».
    • В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые вы хотите включить в отчет.
    • По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
    • Используйте средства в группе Колонтитулы на вкладке Конструктор отчета , чтобы добавить логотип, заголовок, номера страниц или дату и время отчета.

    Разделы отчета

    Отчет Access состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы создавать полезные отчеты, необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то, как Access рассчитывает результаты. В следующем списке описаны разделы отчета и их использование:

    • Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например логотип компании, название отчета или дата. Если в заголовок отчета добавлен вычисляемый элемент управления, использующий агрегатную функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
    • Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
    • Заголовок группы. Печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по товарам, заголовок группы можно использовать для печати названия товара. Если в заголовке группы есть вычисляемый элемент управления с агрегатной функцией Sum, сумма вычисляется для текущей группы.
    • Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
    • Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации о ней.
    • Нижний колонтитул. Выводится в конце каждой страницы. Используется для нумерации страниц и печати сведений, относящихся к странице.
    • Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

    Примечание: В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.

    Сведения об элементах управления

    Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки), и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые.

    • Связанный элемент управления —это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля «Фамилия» в таблице «Сотрудники».
    • Свободный элемент управления —это элемент управления, который не имеет источника данных (такого как поле или выражение). Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.
    • Вычисляемый элемент управления — это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать для элемента управления, определив выражение в качестве его источника данных. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и +), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле «Цена за единицу» на постоянное значение (0,75): = [Цена за единицу] * 0,75 Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.

    При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. Затем можно добавить несвязанные и вычисляемые элементы управления, которые завершают проектирование, с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчетов .

    Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Чтобы отобразить панель Список полей , на вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.

    Кроме того, вы можете привязать поле к элементу управления, введя его имя в сам элемент управления или в поле значения ControlSource на его странице свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат.

    Элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

    • Связанный элемент управления имеет прикрепленную подпись, и эта подпись по умолчанию принимает в качестве заголовка имя поля (или заголовка, определенного для данного поля в базовой таблице или запросе), поэтому не нужно вводить заголовок самостоятельно.
    • Связанный элемент управления наследует многие параметры поля из базовой таблицы или запроса (например, свойства Format, DecimalPlaces и InputMask). Это гарантирует, что значения свойств поля не изменятся при создании связанного с ним элемента управления.

    Если вы уже создали свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства ControlSource этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве ControlSource выполните поиск по слову «ControlSource» в справочной системе.

    Доработка отчета в режиме макета

    Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Вы можете добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

    Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Режим макета.

    Access выведет отчет в режиме макета.

    Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

    Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

    • На вкладке Конструктор макета отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
    • Нажмите клавиши ALT+F8.

    После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

    Доработка отчета в режиме конструктора

    Вы также можете настроить структуру отчета, используя конструктор. Можно добавить новые элементы управления и поля в отчет, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать большое количество свойств для настройки отчета.

    Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Конструктор.

    Access выведет отчет в конструкторе.

    Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

    Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

    • На вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
    • Нажмите клавиши ALT+F8.

    После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

    Добавление поля из области »Список полей»

    • Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.
    • Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в отчет.

    При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.

    Добавление элементов управления в отчет

    Некоторые элементы управления создаются автоматически, например элемент управления «Связанное текстовое поле», который создается при добавлении поля из области «Список полей » в отчет. Многие другие элементы управления можно создать в режиме конструктора с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчета .

    Определение имени средства

    • Наведите указатель мыши на средство. Access отобразит имя средства.

    Создание элемента управления с помощью средств в группе «Элементы управления»

    1. Щелкните инструмент для типа элемента управления, который вы хотите добавить. Например, чтобы создать поле проверка, установите флажок
    1. Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.
    2. Наведите указатель мыши на край элемента управления и удерживайте его, пока указатель не примет вид четырехсторонней стрелки

    В результате этой процедуры создается свободный элемент управления. Если тип элемента управления подразумевает отображение данных (например, текстовое поле или флажок), для этого необходимо указать в его свойстве ControlSource имя поля или выражение. Дополнительные сведения см. в разделе Элементы управления.

    Отображение страницы свойств

    Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий:

    • На вкладке Депорт-конструктор в группе Инструменты щелкните Лист свойств.
    • Нажмите клавишу F4.

    Сохранение документа

    Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати или просмотре каждый раз будут включаться текущие данные. При необходимости вы можете изменить макет отчета или создать на его основе похожий отчет.

    Сохранение макета отчета

    • Щелкните Файл >Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S. Кроме того, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
    • Если у отчета нет названия, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

    Сохранение макета отчета под новым именем

    • Щелкните Файл >Сохранить как >Сохранить объект как.
    • В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта «Отчет» в, а затем нажмите кнопку ОК.

    Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте

    Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.

    Просмотр отчета

    Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.

    • Если вы хотите временно изменить данные в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета.
    • Если вы хотите изменить макет отчета, просматривая его данные, воспользуйтесь режимом макета.
    • Если вы просто хотите просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра.

    Примечание: Если в отчете есть несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра. В режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.

    Просмотр в режиме отчета

    Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.

    Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета.

    Работа с данными в режиме отчета

    В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:

    1. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите Копировать.
    2. Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
    3. Сочетание клавиш: CTRL+C.

    Отображение только нужных строк с помощью фильтров

    В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец «Страна/регион» и требуется отобразить только строки, содержащие название «Канада», выполните следующие действия:

    1. В отчете найдите слово «Канада» и щелкните его правой кнопкой мыши.
    2. Выберите команду Равно «Канада».

    Access создаст и применит фильтр.

    Включение и отключение фильтров

    Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.

    Удаление фильтра

    1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
    2. Щелкните Снять фильтр с поля: имя_поля. (Вместо имя_поля будет указано фактическое имя поля.)

    Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Вам потребуется заново создать фильтр.

    Примечание: Если применить к отчету фильтр, а затем сохранить и закрыть отчет, фильтр также будет сохранен. Однако при следующем открытии отчета Access не применит фильтр. Чтобы повторно применить данный фильтр, в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.

    Предварительный просмотр отчета

    Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.

    Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.

    1. Щелкните, чтобы открыть первую страницу.

    2. Щелкните, чтобы вывести предыдущую страницу.

    3. Щелкните, чтобы вывести следующую страницу.

    4. Щелкните, чтобы открыть последнюю страницу.

    5. Введите номер страницы в этом поле и нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместиться на указанную страницу.

    В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.

    Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:

    • На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
    • Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор .

    Совет: После предварительного просмотра отчета можно экспортировать результаты в Microsoft Word, Microsoft Excel и некоторые другие программы Office. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку нужного формата и следуйте дальнейшим указаниям.

    Печать отчета

    Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

    Изменение параметров страницы

    1. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.
    2. На вкладке Предварительный просмотр в группах Макет страницы и Размер страницы щелкните Книжная

    или Альбомная

    , чтобы задать ориентацию страницы, Размер

    , чтобы задать размер бумаги, Поля

    Отправка отчета на принтер

    1. Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
    2. На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать. Откроется диалоговое окно Печать.
    3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
    4. Нажмите кнопку ОК.

    Отправка отчета по электронной почте

    Вместо печати отчета можно отправить его пользователям по электронной почте.

    1. Щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите Отправить по электронной почте.
    2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.
    3. Выполните действия в остальных диалоговых окнах.
    4. В почтовом приложении заполните необходимые поля сообщения и отправьте его.

    § 20. Отчёты

    Подготовка отчётов — это задача прикладной программы, а не СУБД. Однако OpenOffice.org Base и Microsoft Access совмещают обе функции, поэтому в них можно оформлять и печатать отчеты. На рисунке 3.37 показан отчёт, построенный на основе запроса к базе данных Футбол.

    Для создания отчёта перейдём в окне базы данных на вкладку Отчеты и используем мастер (ссылка для запуска мастера нахо​дится в области Задачи).

    Первый шаг напоминает работу мастера создания форм — нужно выбрать источник данных (таблицу или запрос) и опреде​лить нужные поля. На следующих шагах задаются метки для обо​значения полей (по умолчанию имена полей), группировка (мы пока её не будем использовать), сортировка, стиль оформления. На последнем шаге нужно определить имя отчёта.

    Новый отчёт появляется в окне базы данных на вкладке Отче​ты. Если дважды щёлкнуть на его названии, отчет открывается на экране в готовом виде, его сразу же можно распечатать.

    Для того чтобы изменить структуру и оформление отчёта, нужно выделить его название в окне базы данных и щёлкнуть на кнопке на панели инструментов или выбрать пункт Изменить из контекстного меню. Отчет редактируется в текстовом процессо​ре, вы можете задать название отчёта и имя автора, а также изме​нить расположение и оформление элементов, например выравни​вание, шрифт и т. п.

    Вопросы и задания

    1.​ Что такое отчёт?

    2.​ Откуда берутся данные, которые выводятся в отчете?

    3.​ Как изменить расположение и оформление элементов отчета?

    Задача

    Постройте отсчёт вывода на печать данных из запроса ЗапросОчки. Оформите его примерно так, как показано на рис. 3.37.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *