Что такое база знаний в битрикс24
Перейти к содержимому

Что такое база знаний в битрикс24

  • автор:

База знаний

Оформите подписку Битрикс24 Маркет Плюс и используйте более 3000 полезных приложений, представленных в каталоге.

База знаний
Техдиректор
Установить
Информация
Опубликовано : 31.05.2023
Установок : 103
Другие приложения разработчика

Эквайринг Сбербанк 2.0
По подписке
Телефонная книга из CRM для IP-телефонов Yealink
По подписке

Передача задач и объектов CRM
По подписке

Акты, накладные, счета-фактуры
По подписке

Компании, контакты и лиды на карте
По подписке

Загрузка файлов в Яндекс.Диск из бизнес-процессов
По подписке

Оценки NPS (Net Promoter Score) — индекс лояльности ваших клиентов
По подписке

Контроль пропущенных звонков
По подписке

Курс валют и конвертация
По подписке

Доска почёта — лучшие сотрудники компании
По подписке

Наш модуль — это справочный центр, в котором можно сохранять важную информацию и полезные материалы. Глобальная цель базы знаний — собрать воедино все интеллектуальные активы компании: ценные наработки, важные документы, знания и опыт сотрудников.

Для чего потребуется базу знаний

Основная задача любой базы знаний — это сокращение времени на поиск нужной информации и возможность быстрого получения ответов на типовые вопросы.

С необходимостью аккумуляции знаний для сотрудников сталкивается почти каждая компания на определенном этапе. Например, нужно быстро обучить новичков, поддержать уровень знаний сотрудников на должном уровне или показать примеры работ всему коллективу.

База знаний помогает:

1. Адаптировать новых сотрудников, объяснить им должностные обязанности;
2. Демонстрировать новичкам примеры действий, документов и решений, не отвлекая других специалистов;
3. Сохранять всю важную информацию, распределяя ее по тематическим разделам;
4. Объединять знания отдельных сотрудников в корпоративные знания и сохранить их в едином месте.

Самое главное — все знают, что и где найти, и никто не задает повторяющихся вопросов. Не имеет значения, к какой сфере относится ваш бизнес. База знаний актуальна при любом виде деятельности.

Что умеет модуль

1. Хранить базу знаний компании в целом, а также базу знаний по отдельным лидам и сделкам.
2. Даёт неограниченный объём и вложенность документов.
3. Позволяет загружать неограниченное количество файлов к материалам.

Как создать базу знаний для всей компании

Когда приходит новый сотрудник, необходимо ввести его в курс дел: рассказать о компании, продукте, графике работы. Чтобы сократить время обучения и помочь ему быстрее адаптироваться в компании, создайте Базу знаний компании. Включите в неё всю важную информацию, которую необходимо знать новичкам, а также всем сотрудникам.

Чтобы создать Базу знаний, перейдите в раздел Компания > База знаний.

Функция База знаний Компании доступна на всех тарифах Битрикс24. Количество баз зависит от вашего тарифа. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.

путь.png

Нажмите Создать Базу знаний или на плюс.

Выберите шаблон из предложенных, загрузите его из Битрикс24.Маркет или создайте базу с нуля.

Некоторые шаблоны доступны только по подписке. Подробнее читайте в статье Подписка Битрикс24.Маркет Плюс.

шаблон.png

Придумайте название для Базы знаний. Добавьте описание и выберите цветовую палитру. Нажмите Создать.

название.png

Чтобы отредактировать название и расположение раздела, нажмите на шестерёнку.

Подробнее читайте в статье Как создать структуру в базе знаний.

разделы.png

После этого просто добавьте на страницу базы блоки с различными элементами сайта: картинки, видео, тексты.

Например, с помощью блока Команда, вы можете рассказать о сотрудниках. Так даже удалённые сотрудники будут знать коллег и, когда возникнет вопрос, обратятся к верному человеку.

команда.png

Изменить адрес Базы знаний, выбрать главную страницу, а также настроить дизайн можно в настройках, которые находятся в шестерёнке.

Подробнее читайте в статье Как заполнить страницу Базы знаний.

шестеренка.png

Рекомендую также прочитать:

  • Права доступа к Базам знаний компании
  • Как добавить базу знаний в группу (проект)
  • Как добавить базу знаний в раздел

База знаний

Единое хранилище корпоративных данных создается внутри вашего Битрикс24, постоянно пополняется и легко правится всеми сотрудниками компании.

Совместная работа

База знаний

Мультимедийное пространство для корпоративных знаний
Сохраняйте ценные знания внутри компании
Экономьте ресурсы на обучении новых сотрудников
Легко и быстро обменивайтесь опытом с коллегами
Находите нужную информацию за считанные секунды
Сделайте коллективные знания собственностью компании

Данные регулярно теряются или исчезают вместе с ушедшими сотрудниками? Важные инструкции делаются с нуля снова и снова? Сохраните нужную информацию внутри Битрикс24 — создайте красивую и удобную Базу знаний и постоянно пополняйте ее. Вы можете создать столько статей, сколько вам необходимо.

Статьи в Базе знаний

Умные шаблоны для создания Базы знаний

Создать и редактировать Базу знаний сможет любой сотрудник. Для этого не нужно разбираться в коде или привлекать дизайнера.

Выбирайте шаблон, добавляйте готовые блоки, на лету меняйте тексты, изображения и видеоролики. Всё меняется в простом удобном редакторе и правки видны, как только вы их сделали.

Удобный интерфейс

Настройка прав доступа

Вы сами решаете, какую информацию могут видеть и редактировать сотрудники. Настроить права доступа можно ко всем базам знаний сразу или к каждой конкретной базе.

Права доступа

Ищите нужную информацию за считанные секунды

Не нужно отвлекать от работы коллег, открывать множество папок – сотрудники знают, что все данные хранятся в Базе знаний. А быстро найти нужную страницу или документ поможет умный поиск.

Поиск по Базе знаний

Делитесь знаниями с внешними пользователями

Создайте раздел с информацией в виде красивого сайта-визитки, откройте внешний доступ и делитесь ссылкой с партнерами или подрядчиками. Для доступа не нужно заходить в ваш Битрикс24 — база знаний будет размещена в домене .bitrix24.wiki.

Делитесь с внешними пользователями

Важная информация — всегда под рукой у менеджера

Как работать со сделками? Как правильно поставить задачу? Помогайте новым сотрудникам находить актуальные ответы на вопросы, добавляя статьи по всему продукту. Например, в карточке клиента CRM будут выводиться статьи о правильном порядке ее заполнения и обработки.

Доступ из CRM

Обсуждайте статьи в удобном чате

Для каждой Базы знаний можно создать отдельный чат и обсудить в нем важные вопросы, согласовать изменения с коллегами. В будущем найти переписку будет легко — история чата привязывается к нужной статье.

Обсуждение в чате

Своя База знаний для каждого проекта

Создайте Базу знаний с правилами, алгоритмами и другой важной информацией внутри рабочей группы. Все участники проекта по умолчанию получат к ней доступ, смогут коллективно создавать, обсуждать и редактировать статьи.

База знаний для проекта

Работайте с Базой знаний на смартфонах и планшетах

Ищите нужную информацию и обучайтесь в любом месте, где это потребуется — на встрече, в дороге, дома.

Способы реализации Базы знаний в Битрикс24

Представьте, что в вашей компании есть единое хранилище ответов на часто задаваемые вопросы, в котором лежат все регламенты, чек-листы, готовые шаблоны и прочие документы. К этому хранилищу есть доступ у всех сотрудников, и им не надо каждый раз дергать своих коллег, чтобы найти нужную информацию. Разработчики Битрикс24 на основе этой идеи создали такую платформу — Базу знаний (далее БЗ), которую можно реализовать разными способами.

База знаний в Битрикс24

База знаний в Битрикс24 — это хранилище корпоративных данных, которое можно создать внутри вашего портала. После формирования Базу можно постоянно пополнять, а доступ к ней — регулировать. Для начала работы ничего дополнительно докупать не надо, поскольку конструктор БЗ доступен в штатном режиме.

База знаний в Битрикс24

В Базе обычно хранятся:

  • документация компании
  • регламенты
  • чек-листы
  • статьи
  • обучающий контент

Не знаете с чего начать и какой способ организации БЗ подходит вам? Рассмотрим ниже все возможные варианты, чтобы помочь с выбором!

Варианты реализации БЗ в Битрикс24

Первый вариант — стандартная База знаний внутри портала. Чтобы ее создать, в левом меню перейдите в раздел База знанийСоздать Базу знаний.

Как создать Базу Знаний

Благодаря формату Базы в ней легко ориентироваться. Это решит проблему долгой адаптации сотрудников, а также повторяющихся вопросов от коллег. БЗ разрешит проблему утечки знаний после увольнения сотрудника.

Учтите, что количество создаваемых Баз неограниченно только для облачного Профессионального тарифа и коробочной версии. Для тарифа Бесплатный доступно создание 1 базы, для тарифа Базовый — 3 баз, для тарифа Стандартный —5 баз.

С помощью Умного поиска нужную информацию легко найти, будь то текст или ссылка на документ.

Умный поиск

Реализовать компактную Базу сможет каждый сотрудник, ведь в инструментарии есть готовые шаблоны, которые сохраняют изменения в режиме реального времени. Отметим, что мгновенное сохранение правок доступно и для других инструментов Базы знаний. Добавлять и редактировать можно текст, картинки, видео, формы обратной связи и палитру БЗ.

В перспективе для удобства экстранет-пользователей БЗ можно будет разместить на домене bitrix24.wiki, а для ознакомления с ней не нужно заходить в Битрикс24. Однако эта функциональность пока не реализована

А для новых сотрудников приятным бонусом станет возможность добавления БЗ прямо в карточку клиента, где, например, будет информация о том, как вести сделку. Базы знаний отображаются как на ноутбуке, так и на планшетах и смартфонах. Все это позволяет быть мобильным и обучаться где угодно и когда угодно.

  • Плюсы: удобный интерфейс, готовые блоки, легкость создания, встроенный поиск информации, доступность и бесплатность инструмента
  • Минусы: доступ есть только у сотрудников и только на портале компании Битрикс24

Базы знаний необходимы для каждой компании, в которой появилась потребность в хранении документов, чек-листов, регламента организации либо создания локального Q&A раздела. Базу легко создать, администрировать, заполнять информацией — для этого не нужно иметь никаких навыков в программировании или дизайне.

Возможно, для некоторых будет минусом тот факт, что БЗ доступны только сотрудникам компании, но в этом есть и положительная сторона: конфиденциальная информация останется внутри организации.

Второй вариант хранения данных — База знаний в конструкторе сайтов. Чтобы ее создать, в левом меню перейдите в раздел Сайты и выберите опцию Создать сайт.

Создать сайт

В таком формате БЗ станет доступной не только для представителей компании. Инструменты конструктора почти идентичны инструментам обычной Базы знаний, поэтому лендинг удастся построить без труда.

  • Плюсы: публичная страница, которая индексируется в поисковике. Публичность страницы также настраивается
  • Минусы: есть небольшие различия с конструктором внутренней БЗ. Инструмент постоянно дополняется, есть нестабильность в работе. Взаимодействовать с конструктором сайтов на постоянной основе пока проблематично из-за периодически возникающих багов

Таким образом, Битрикс24 предлагает альтернативу конфиденциальной Базе знаний — можно создать два идентичных хранилища информации для сотрудников и, например, для будущих коллег.

Третий вариант — создание Базы знаний с помощью приложений в Маркете.

До анонсирования вендором инструмента Базы знаний многие интеграторы предлагали свои решения. Для создания своего хранилища информации на портале пользователя Битрикс было достаточно скачать понравившееся приложение в Маркете.

Маркет

  • Плюсы: в каждом приложении есть свои дополнительные функции, например возможность создать тест внутри базы
  • Минусы: многие приложения доступны только по подписке

Четвертый вариант — интеграция Битрикс24 с внешними Базами знаний.

Многие организации до внедрения в свою работу Битрикс24 уже могли использовать решения для создания собственной базы знаний. Такие сервисы как Confluence или Outline предоставляли для этого довольно обширный набор инструментов.

Совсем не обязательно после внедрения Б24 отказываться от привычных решений. Система позволяет настроить связь портала и внешней системы, например, сделать прямые ссылки из портала на нужные страницы Базы знаний стороннего разработчика.

  • Плюсы: можно не переносить готовую БЗ на Битрикс24
  • Минусы: подобный вариант может показаться удобным не всем пользователям системы

Битрикс24 позволяет интегрировать готовые Базы знаний, чтобы можно было сосредоточиться на важном, а не тратить время на перенос информации.

Заключение

Базы знаний в Битрикс24 — гибкий инструмент, который может быть обычной базой, лендингом или приложением из Маркета. Наличие разных форматов оформления Базы знаний дает возможность настраивать доступ, легко менять содержание, обновлять информацию — и все это не требует специальных навыков от автора.

Нужна помощь с созданием Базы знаний в Битрикс24? Рассмотрим ваш запрос и подберем лучший вариант реализации для компании!

Вас также может заинтересовать:

Настройка портала Битрикс24

База знаний в Битрикс24

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *