Как вставить файл в программу
Перейти к содержимому

Как вставить файл в программу

  • автор:

Вставка и вложение файлов в заметки

Записные книжки, созданные в OneNote, позволяют собирать и централизованно хранить различные сведения. Вы можете сэкономить время, вставляя информацию из других источников. Вместо того, чтобы перепечатывать данные или вставлять ссылки на документы и файлы, которые могут стать недоступными при отключении от сети, вы можете вставить нужное содержимое непосредственно в OneNote как вложение или распечатку, к которой можно добавить заметки.

Вложение файла

Когда к странице в OneNote прикрепляется файл (например, документ Microsoft Word), в заметках создается его копия. Этот файл отображается в виде значка, который можно открыть двойным щелчком и отредактировать.

Вставка файла в заметки в качестве вложения

  1. В OneNote щелкните в том месте страницы, куда требуется вставить файл.
  2. На вкладке Вставка нажмите кнопку Как вложение.

Вложенные файлы хранятся как часть записной книжки, с которой они связаны. Если перенести книжку в другое место, вставленные в нее файлы также будут перенесены.

Важно: OneNote прикрепляет только статические снимки исходных документов или файлов, которые вы вставляете в свои заметки; он не поддерживает ссылку на исходный файл. Изменения, внесенные в копию файла в OneNote, не будут отображаться в исходном файле. Изменение оригинала также не влияет на копию.

В OneNote поддерживается внедрение файлов Microsoft Office двух типов с сохранением связи между внедренной версией и оригиналом: вы можете добавить на страницу электронную таблицу Excel или схему Visio.

Вставка файла в виде распечатки

При вставке файла в виде распечатки его изображение добавляется на страницу OneNote. В отличие от обычных заметок, распечатки нельзя изменять, поэтому этот вариант хорошо подходит в тех случаях, когда нужно сохранить исходное форматирование. Со вставленными распечатками можно выполнять те же действия, что и с рисунками. Вы можете изменять их размер и положение на странице. Вы можете добавлять к изображениям заметки и даже извлекать из них редактируемый текст и вставлять его в качестве редактируемого текста..

  1. В OneNote щелкните в том месте страницы, куда требуется вставить распечатку файла.
  2. На вкладке Вставка нажмите кнопку Как распечатку.
  3. В диалоговом окне Выбор документа для вставки щелкните нужный файл и нажмите кнопку Вставка.

Примечание: Если вы хотите вставить документ, защищенный паролем, перед его печатью в OneNote нужно будет ввести правильный пароль.

Копирование текста из распечатки файла

Вы можете извлечь текст из распечатки файла и вставить его в заметки. Это можно сделать, если вы хотите внести изменения в текст или скопировать его часть в сообщение электронной почты или другой файл, например документ Word.

  1. Щелкните изображение правой кнопкой мыши и выполните одно из следующих действий:
    • Чтобы скопировать текст только из выделенного изображения (страницы), выберите команду Копировать текст с этой страницы распечатки.
    • Чтобы скопировать текст из всех изображений (страниц), выберите команду Копировать текст со всех страниц распечатки.
  2. Поместите курсор в то место, куда нужно вставить скопированный текст, и нажмите клавиши CTRL+V.

Примечание: Эффективность распознавания текста в OneNote зависит от качества исходного форматирования добавленного документа или файла. При вставке текста, скопированного с рисунка или распечатки файла, всегда просматривайте его, чтобы убедиться в правильности распознавания выделенного фрагмента.

Программы для бизнеса

Вы можете прикрепить к карточке входящего документа различные файлы приложений.

Для прикрепления файлов Word и Excel нажмите кнопку «Файлы» в карточке входящего.

Как прикрепить файлы к карточке входящего документа для программы Регистрация документов организации

Откроется раздел для привязки к карточке файлов Office.
Для прикрепления файла Word выберите опцию «Word» и нажмите кнопку «Вставить».

Как прикрепить файлы к карточке входящего документа для программы Регистрация документов организации

Откроется окно обзора файлов.
Выберите нужные файлы приложения к данному входящему и нажмите Открыть.

Файлы прикрепятся к карточке входящего документа.

Место хранения прикрепленных файлов определяется настройкой «Настройка привязки файлов Office к карточкам».

Как прикрепить файлы к карточке входящего документа для программы Регистрация документов организации

Введите описание прикрепленного файла.

При установке курсора мышью на данный файл и нажатии кнопки «Открыть» прикрепленный файл откроется в установленном Microsoft Word либо при соответствующей настройке в OpenOffice Writer.

Для прикрепления файла Excel выберите опцию «Excel» и нажмите кнопку «Вставить». Откроется окно обзора файлов.
Выберите нужный файл приложения к данному входящему и нажмите Открыть.

Файлы прикрепятся к карточке входящего.

Также можно добавлять файлы, перетаскивая мышкой на таблицу из проводника Windows или вложений почтовой программы Outlook.

Перетащите мышкой из проводника нужные файлы на таблицу в программе и отпустите.

Файлы будут добавлены в программу.

Место хранения прикрепленных файлов определяется настройкой «Настройка привязки файлов Office к карточкам».

Как прикрепить файлы к карточке входящего документа для программы Регистрация документов организации

Введите описание прикрепленного файла.

При установке курсора мышью на данный файл и нажатии кнопки «Открыть» прикрепленный файл откроется в установленном Microsoft Excel либо при соответствующей настройке в OpenOffice Calc.

Для прикрепления файла произвольного формата нажмите на кнопку «Вставить».

Откроется окно обзора файлов.

Выберите тип файлов «Все файлы», затем выберите нужный файл приложения к данному входящему, например архив RAR и нажмите Открыть.

Также можно добавлять файлы, перетаскивая мышкой на таблицу из проводника Windows или вложений почтовой программы Outlook.

При нажатии кнопки «Открыть» прикрепленный файл откроется в программе, назначенной в Windows для открытия данного типа файлов.

Как прикрепить файлы к карточке входящего документа для программы Регистрация документов организации

Для удаления прикрепленных файлов используйте кнопку с изображением красного крестика.

При нажатии на нее появится окно с требованием подтверждения удаления файла.

Если Вы уверены, что файл нужно удалить, нажмите «Да».

Как прикрепить файлы к карточке входящего документа для программы Регистрация документов организации

Файл будет удален.

Для сохранения файлов в выбранную папку нужно нажать на кнопку с изображением зеленой дискетки.

В открывшемся окне галочками нужно пометить файлы, которые хотите сохранить.

Потом нужно нажать кнопку «Сохранить» и в окне обзора папок выбрать папку для сохранения, затем нажать ОК.

Выбранные файлы будут сохранены в выбранную папку.

В случае, если в меню «Сервис-Настройки программы» установлена галочка «Добавлять описание к имени файла», при сохранении к уникальному имени файла будет добавляться описание файла.

Файлы формата PDF можно также добавить в разделе «Фото входящего».

Для этого в карточке входящего документа нажмите кнопку «Фото входящего».

Откроется раздел Фото входящего.

Выберите опцию «Файл» и нажмите кнопку «Добавить пункт».

Затем в обзоре файлов выберите Тип файлов «Все файлы» и укажите нужный файл формата PDF.

Файлы формата PDF будут видны на предварительном просмотре при установленном веб компоненте для просмотра PDF (Foxit или Adobe Reader, с включенными при установе галочками Открывать в браузере и Установить браузерный компонент) и при нажатии на кнопку «Просмотр изображения» будут сразу открываться в Foxit Reader или Adobe Reader.

В случае, если в меню «Сервис-Настройки программы» установлена галочка «выбирать файлы», при открытии окна выбора файла будет по умолчанию установлен фильтр для выбранного типа файлов (JPG,PDF,TIFF).

Кроме разделов «Файлы» и «Фото входящего» файлы приложений можно прикреплять в разделе «Приложения».
Нажмите кнопку «Приложения» в карточке входящего.

Откроется раздел «Приложения к входящему».

Установите опцию «Файл» и нажмите кнопку «Вставить фото».

Выберите нужный файл, например формата PDF, выбрав в обзоре файлов Тип файлов «Все файлы» и указав нужный файл формата PDF.

Файлы формата PDF при нажатии на кнопку «Просмотр» будут открываться в приложении, ассоциированном в Windows с типом файлов PDF.

Если переключатель установлен на «Сканер», то появляется возможность получения изображения со сканера

Для сохранения файлов в выбранную папку нужно нажать на кнопку «Сохранить файлы» с изображением зеленой дискетки.

В открывшемся окне галочками нужно пометить файлы, которые хотите сохранить.

Потом нужно нажать кнопку «Сохранить» и в окне обзора папок выбрать папку для сохранения, затем нажать ОК.

* Размер каждого их добавляемых файлов не может превышать 80 Мегабайт.

Посмотрите видео «Как прикрепить файлы к карточке входящего документа»:

Файлы vs приложения типа «Документ»

Налаживая документооборот в ELMA365, вы можете работать как с обычными файлами, так и с приложениями типа Документ. Между ними есть ряд принципиальных отличий.

Настройка карточки документа, статусы, пользовательские маршруты движения, регистрация — все эти возможности становятся доступны только при работе с приложениями типа документ, с файлами работать таким образом нельзя.

Файлы

В ELMA365 поддерживаются следующие типы файлов: документы Word, Excel, PowerPoint, изображения, аудио и видео. Обратите внимание, администратор системы может ограничить загрузку файлов определённых форматов.

Загрузить файл в систему можно следующими способами:

  • с помощью раздела Файлы . Такие файлы можно просматривать, редактировать, отправлять в чатах и каналах, перемещать из одной папки в другую, управлять доступом, добавлять версии, а также отправлять на ознакомление и согласование. Подробнее об этом читайте в статье «Файлы».
  • с помощью поля типа Файлы , размещённого в карточке элемента приложения или задачи. Эти файлы можно просматривать и обрабатывать в ходе бизнес-процесса, например, изменять или отправлять на согласование. У таких файлов можно включить поддержку версионности. Подробнее об этом читайте в статье «Типы данных в системе». Также файлы, загруженные в поле данного типа можно сохранить в разделе Файлы. В этом случае вы сможете применять к нему все доступные действия с файлами.
  • отправить в чате или прикрепить к комментарию в канале. Такие файлы тоже можно сохранить в раздел Файлы . Подробнее об этом читайте в статье «Обмен файлами в чатах и каналах».

Приложения типа «Документ»

Приложение типа Документ позволяет создавать в системе электронные документы. Каждый электронный документ представляет собой карточку и файл с содержимым документа.

счет на оплату прил

Электронный документ: слева — файл, справа — характеристики (свойства) документа

Карточка — это форма, которая содержит набор уникальных характеристик, описывающих документ. Например, в карточку счёта можно добавить такие поля, как Назначение , Дата оплаты , Согласующий . В дальнейшем эти данные можно использовать для фильтрации или поиска документов в разделе. В зависимости от типа документа, вы можете менять набор характеристик в карточке по вашему усмотрению.

У документов есть ряд преимуществ над файлами. Например, вы можете настроить собственные статусы для каждого типа документа и отслеживать его движение. Для счёта можно добавить такие статусы, как На согласовании , На оплате , Отказ , Оплачен . Просматривая карточку счёта, вы всегда будете в курсе, на каком этапе обработки он находится в данный момент.

статусы счета

Все этапы работы с документом называются маршрутом. Движение документа по маршруту автоматизируется при помощи бизнес-процесса. У каждого этапа появляется ответственный исполнитель, а переход на новую стадию осуществляется не раньше, чем все предыдущие задачи будут выполнены.

Логика маршрута может зависеть от содержимого документа или его свойств. Предположим, сотрудник создает в системе новый счёт. На карточке документа он указывает сумму к оплате, после чего запускается процесс согласования. Если сумма незначительная, то счёт уходит на рассмотрение прямому руководителю. В противном случае, в согласовании будет дополнительно участвовать директор.

1.png

В ходе процесса в документ может вноситься различная информация. Вся она сохраняется в карточке и доступна к просмотру сотрудникам, обладающим достаточными правами.

Для документов, в отличие от файлов, доступна регистрация. Это нужно, чтобы организовать учёт и контроль документов в рамках компании путём присвоения регистрационного номера (индекса) документу.

Подробнее об этом читайте в статье «Настройка маршрута».

Версионность файлов vs версионность приложения типа «Документ»

Для файлов, загруженных в ELMA365, доступна поддержка версионности. Пользователь может добавить новую версию к ранее созданному файлу, предыдущая версия при этом помечается как устаревшая. Также можно посмотреть список версий, сравнить их между собой и заменить текущую версию файла на одну из предыдущих.

В приложениях типа Документ версионность активна по умолчанию. Добавленные версии отображаются на боковой панели карточки просмотра. Подробнее об этом читайте в статье «Версионность документов и сравнение версий».

doc-versions-1

Для файлов, добавленных с помощью поля типа Файлы в карточки элементов стандартных приложений или задач, отображение версионности необходимо включить и настроить самостоятельно. Добавленные версии будут также выводиться в карточке. Подробнее о включении и настройке версионности читайте в статье «Типы данных в системе».

Прикрепить файлы

  • Содержимое документа сохраняется как часть карты.
  • Документы перемещаются в случае переноса карты в другой каталог или отправки коллегам.
  • К одной теме можно прикрепить несколько документов.
    Прочитать подсказку

Карта с большим количеством прикрепленных файлов может быть довольно большой. Чтобы уменьшить размер карты, используйте ссылки на документы вместо того, чтобы прикреплять сами файлы. Добавление ссылок не приводит к значительному увеличению размеров карты, и при этом файлы можно изменять в сторонних приложениях.

Если функция прикрепления файлов отключена системным администратором, команда «Прикрепить файлы» на ленте отображаться не будет. При открытии карты, содержащей прикрепленные файлы, вы увидите значки, обозначающие «отключенное вложение».

  • Вложение файлов в тему
  • Открытие прикрепленных файлов
  • Редактирование прикрепленных файлов
  • Управление прикрепленными файлами

Вложение файлов в тему

  1. Щелкните тему, к которой требуется прикрепить документы.
  2. Выполните одно из следующих действий.
Щелкните Прикрепить один или несколько существующих файлов и укажите расположение файлов. Или Щелкните Создать новый пустой документ и прикрепить его . Укажите имя для нового документа, под которым он будет сохранен на карте (расширение указывать не нужно). Затем выберите расширение. Тип документа будет обозначен в зависимости от выбранного вами расширения – например, расширение .doc указывает, что это новый файл приложения Microsoft Word.

Прикрепленный документ должен быть связан с одним из приложений в системе, с помощью которого его можно открыть или отредактировать.

Прикрепленный документ должен быть связан с одним из приложений в системе, с помощью которого его можно открыть или отредактировать.

    Нажмите кнопку ОК . Если было выбрано редактирование документа, измените документ в соответствующем приложении и сохраните его. Будет выполнен переход обратно в MindManager.
    На карте отобразится значок , обозначающий, что в теме имеется прикрепленный файл. Для темы с несколькими прикрепленными файлами отображается следующий значок: . Их можно скрыть или отобразить с помощью команды Отобразить/скрыть.
    Прочитать подсказку

    Используйте команды Выбор по свойствам и Фильтр по свойствам , чтобы выбрать или отфильтровать темы, в которых имеются прикрепленные файлы. Укажите здесь текст из раскрывающегося меню.

    Вложение существующего файла

    Если вы прикрепляете существующий файл:

    • Документ копируется и сохраняется как часть карты, а исходный документ более не используется.
    • После того, как документ прикреплен, его можно удалить, что не повлияет на файл, прикрепленный к карте.
    • Для редактирования прикрепленного файла следует использовать приложение MindManager. Изменение исходного документа не затронет прикрепленный файл.
    • В случае сохранения и редактирования исходного документа все изменения отобразятся в MindManager только в том случае, если прикрепленный файл будет удален и снова прикреплен.

    В проводнике Windows или другом внешнем источнике (например, на рабочем столе или в окне со списком файлов) выберите файл и перетяните его на карту. Выберите элемент для добавления, например, прикрепленный файл.

    Создание нового прикрепленного файла

    • Если прикрепляется новый документ, его содержимое можно ввести сразу же или сделать это позже.
    • Документ существует только в виде прикрепленного файла внутри карты MindManager, чтобы он был доступен для других приложений, его следует сохранить как отдельный файл на жестком диске.

    Экспорт карт с прикрепленными файлами

    Примечание. У вас может не быть доступа к онлайн-функциям MindManager. Однако, если у вас есть учетная запись MindManager Plus, Mindjet for Business или ProjectDirector, вы можете включить онлайн-функции MindManager в меню Параметры.

    • При экспорте карты в формате Word можно выбрать, необходимо ли экспортировать прикрепленные файлы. Прикрепленные документы сохраняются как отдельные файлы в папке экспорта, а ссылка на прикрепленный файл добавляется в документ Word в соответствующем месте.
    • Прикрепленные файлы игнорируются при экспорте карты или заданий в приложения Microsoft Project и PowerPoint.
    • Прикрепленные файлы добавляются без каких-либо изменений (они остаются частью карты) при отправке упакованной карты по электронной почте или при использовании команды «Упаковать и перейти» для упаковки карты в архив.
    • Прикрепленные файлы не добавляются при предоставлении общего доступа к карте или ее сохранении как файл Экспорт карты HTML5 или OPML.

    Начало страницы

    Открытие прикрепленных файлов

    Прикрепленный документ можно открыть либо в отдельном приложении, либо с помощью встроенной панели браузера MindManager.

    Открытие прикрепленного файла в связанном приложении

    • Щелкните значок прикрепленного файла в теме и затем выберите Открыть: имя_файла , где имя_файла – это документ, который необходимо открыть. (Если прикреплен только один файл, он будет открыт автоматически).
      Прочитать примечание

    Вы не сможете открыть прикрепленный файл, если он не связан с приложением, установленном в системе, с помощью которого файлы такого типа можно просматривать или редактировать.

    Просмотр прикрепленного файла с помощью встроенного браузера

    Прикрепленные файлы поддерживаемых форматов (документы Microsoft Office, текстовые файлы и любые другие файлы, например, HTML-файлы) можно открыть с помощью панели браузера MindManager. Вложения, которые нельзя открыть в браузере MindManager, будут открыты в связанных с ними приложениях.

    Чтобы использовать встроенный браузер для открытия прикрепленных файлов, выполните следующие действия.

      На вкладке Главная или Вставка нажмите стрелку Прикрепить файлы , а затем выберите Использовать встроенный браузер для прикрепленных файлов .
      Прочитать примечание

    Если этот параметр не отображается, проверьте, установлена и включена ли соответствующая надстройка.
    Встроенный браузер использует настройки безопасности браузера Microsoft Internet Explorer.

    Переопределение настройки «Использовать встроенный браузер» для прикрепленных файлов

    Чтобы открыть прикрепленный файл в стороннем приложении, когда в MindManager выбран параметр Использовать встроенный браузер для прикрепленных файлов , выполните следующие действия.

    • Для темы с одним прикрепленным файлом: щелкните правой кнопкой значок прикрепления файла.
      Для темы с несколькими прикрепленными файлами: щелкните значок прикрепленного файла.
    • Выберите Открыть в другой программе: имя_файла (где имя_файла – это документ, который необходимо открыть) или, нажав и удерживая клавишу CTRL, щелкните значок прикрепленного файла.

    Просмотр страницы, отображаемой в браузере MindManager, в связанном с ней приложении

    Чтобы открыть прикрепленный файл, который отображается в браузере, в приложении, связанном с этим файлом, нажмите кнопку Открыть в другой программе на панели инструментов браузера MindManager.

    Начало страницы

    Редактирование прикрепленного файла

    Редактирование вложений с помощью встроенного браузера не предусмотрено. Вместо этого следует открыть и отредактировать прикрепленный файл в связанном приложении, а затем обновить браузер, чтобы отразить внесенные изменения.

    Чтобы отредактировать прикрепленный файл, который отображается в браузере, выполните следующие действия.

    • Нажмите кнопку Открыть в другой программе на панели инструментов браузера MindManager.
    • Отредактируйте и сохраните документ с помощью связанного приложения.
    • Нажмите кнопку Обновить , чтобы обновить прикрепленный файл, который отображается в браузере MindManager.

    Начало страницы

    Управление прикрепленными файлами

    В окне «Управление файлами» отображается список всех документов, прикрепленных к теме, и предоставляются команды для управления вложениями.

      Выполните одно из следующих действий.

    В представлении карты щелкните значок файлов, прикрепленных в теме , а затем выберите Управление файлами . Или На вкладке «Структура» щелкните столбец Прикрепленные файлы для определенной темы.
    1. В окне «Управление прикрепленными файлами» выберите один или несколько документов из списка. Теперь можно выполнить одно из следующих действий.

    Открыть – выбранный прикрепленный файл будет открыт для просмотра или редактирования.

    Сохранить как – прикрепленный документ будет сохранен как отдельный файл на жестком диске для возможности работы с ним в других программах. Такой внешний файл не связан с прикрепленным файлом —его можно отредактировать независимо и без изменения содержимого вложения.

    Добавить – новый прикрепленный будет вставлен в тему.

    Переименовать – выбранный прикрепленный файл будет переименован.

    Удалить – документ будет удален из списка прикрепленных файлов.

    Копирование или перемещение прикрепленных файлов перетаскиванием в представление карты

    • Чтобы скопировать прикрепленный файл, перетяните его в новую тему или в другое приложение.
    • Чтобы переместить прикрепленный файл, при перетаскивании нажмите и удерживайте клавишу CTRL.
    • Можно перетянуть как один, так и сразу несколько прикрепленных файлов.
    • В тех целевых объектах, в которых уже имеются прикрепленные файлы, перетаскиваемое вложение будет добавлено в список файлов, прикрепленных в теме.

    Начало страницы

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *