Зачем нужен мастер подстановок в access
Перейти к содержимому

Зачем нужен мастер подстановок в access

  • автор:

Мастер подстановок

Чтобы создать подстановку для поля таблицы, проще всего использовать соответствующий мастер. Для этого нужно выбрать в качестве типа данных поля значение: Мастер подстановок. Опишем работу мастера на примере создания подстановки для поля Код студента в таблице Сессия.

Рис. 2.3. Столбец подстановки

1. На первом шаге мастер предлагает указать источник данных для столбца подстановки:

  • значения из таблицы или запроса;
  • фиксированный список значений.

По умолчанию используется первый пункт. Поэтому, так как мы собираемся использовать в качестве источника данных таблицу Студенты, нужно просто активировать кнопку Далее.

2. Мастер просит указать таблицу или запрос, содержащие столбец подстановки. В списке таблиц нужно выбрать таблицу Студенты и активировать кнопку Далее.

3. Затем нужно двойным щелчком мыши отобрать поля, используемые в подстановке: Код студента, Фамилия и Имя. Последнее поле добавлено, чтобы иметь возможность различать студентов- однофамильцев.

4. Так как Код студента — ключевое поле, то Access автоматически выбирает его в качестве источника данных (присоединенного столбца) для поля подстановки. На этом шаге можно изменить ширину полей, используемых в подстановке, и указать, надо ли скрыть присоединенный столбец. Оставим без изменения установку по умолчанию: Скрыть ключевой столбец.

5. На последнем шаге зададим подпись для столбца подстановки Студент и нажмем кнопку Готово. Access попросит сохранить таблицу, и операция создания подстановки завершена.

Для просмотра полученных результатов перейдем в режим таблицы, щелкнув по кнопке Вид на панели инструментов. В первом столбце Студент вместо кодов студентов появятся их фамилии. Перейдем на последнюю, пустую запись таблицы, щелкнем по ячейке в поле Студент, а затем по появившейся справа кнопке. Откроется список, содержащий фамилии и имена студентов (рис. 2.3). Если выбрать щелчком мыши одного из студентов, то в ячейке появится его фамилия, а в таблицу Сессия будет занесен его код.

В качестве источника данных для столбца подстановки может использоваться фиксированный список значений. Например, можно создать столбец подстановки для поля Оценка, указав на первом шаге работы мастера, что значения берутся не из таблицы, а из списка. Затем следует создать список, содержащий перечень возможных оценок: 2, 3, 4 и 5. После завершения создания столбца подстановки значения в поле Оценка можно будет не вводить с клавиатуры, а выбирать из списка. Чтобы изменить свойства поля подстановки, созданного с помощью мастера, нужно щелкнуть по ярлычку Подстановка. На рис. 2.4 видны свойства поля Код Студента. Ниже дается их краткое описание:

  • Тип элемента управления — задается представление этого поля в форме.
  • Тип источника строк — указывается тип источника данных для поля. Им может быть таблица/запрос (по умолчанию) или список значений.
  • Источник строк — определяет источник данных. Если тип источника строк — таблица/запрос, то здесь указывается имя таблицы/запроса или инструкция SQL. Если тип источника строк — список значений, то указывается список элементов, разделяемых точкой с запятой.
  • Присоединенный столбец — указывается номер столбца, значения из которого заносятся в поле.
  • Число столбцов — задает число выводящихся столбцов.
  • Заглавия столбцов — выводятся (Да) или нет (Нет) в качестве заголовков столбцов имена полей или первые элементы списка значений.
  • Ширина столбцов — задается ширина выводимых столбцов (через точку с запятой). Чтобы скрыть столбец, нужно установить его ширину, равной 0.
  • Число строк списка — задает максимальное число строк, выводящихся в раскрывающемся списке.
  • Ширина списка — задает ширину раскрывающегося списка.
  • Ограничиться списком — указывает, что в поле вводятся только значения, принадлежащие списку (Да), или разрешен ввод любых других значений (Нет). Access разрешит вводить в поле значения, не принадлежащие списку, лишь в том случае, если присоединенный столбец является первым отображаемым столбцом в списке.

Рис. 2.4. Свойства поля подстановки

Мастер подстановок

Кроме перечисленных выше девяти типов данных Access предоставляет инструмент Мастер подстановок, который, в частности, помогает заполнить поля внешних ключей, не нарушив целостности данных. Кроме того, Мастер помогает установить свойства подстановки для кодового поля основной таблицы таким образом, что вместо кодов будут видны более информативные значения из таблицы подстановок.

В первом окне Мастера необходимо выбрать, откуда столбец подстановок получает значения: из фиксированного набора (и тогда этот столбец вы должны будете сами ввести в следующем окне Мастера) или из другой таблицы или запроса.

В следующем окне выберите таблицу, в которой находятся подстановочные значения. Далее выберите поля таблицы, которые вы хотите включить в список подстановки (включите ключевое поле и одно или несколько описательных полей, которые помогут вам различать элементы столбца подстановки).

Свойства нолей

Для каждого поля таблицы можно задать значения свойств (табл. 10.2), список которых зависит от выбранного типа данных. Некоторые значения свойств устанавливаются по умолчанию.

Прокомментируем некоторые свойства.

Для символьных данных обычно выбирают тип данных текстовый. Свойство Размер поля определяет объем памяти, необходимый для хранения данных (по умолчанию 255 сим-

Таблица 10.2

Свойства полей

Задает максимальное число символов для ввода в данное поле

Определяет способ генерации новых значений для поля счетчика

Задает формат вывода значений данного поля

Число десятичных знаков

Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел

Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле

Определяет более содержательное название поля, которое выводится в качестве подписи поля

Значение по умолчанию

Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи

Условие на значение

Определяет требования к данным, вводимым в поле

Сообщение об ошибке

Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение

Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения

Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («»)

Определяет индекс, создаваемый по одному полю

волов). Указав максимальную длину текстового поля в свойстве Размер поля, можно сэкономить память, необходимую для хранения данных. Например, очевидно, что для ноля Название фирмы в рассмотренном выше примере достаточно установить размер поля 20 символов.

Свойство Подпись. Несмотря на то что MS Access разрешает использовать пробелы в любых именах, целесообразнее обходиться в именах полей без пробелов. Тогда можно использовать свойство Подпись, чтобы задать более содержательное название поля с пробелами, которое MS Access будет выводить в элементах управления форм и в заголовках отчетов.

Свойство Условие на значение. Заданное условие всегда будет проверяться при вводе или изменении значения поля в таблице. MS Access не позволит ввести данные, не удовлетворяющие этому условию.

Условие на значение задается выражением, которое состоит из операторов сравнения и операндов.

Операторы сравнения: , >=, =, <>, IN (проверяется на равенство любому значению из списка), BETWEEN (проверяется, что значение поля находится в заданном диапазоне; верхняя и нижняя границы разделяются логическим оператором AND); LIKE (проверяется соответствие текстового поля заданному шаблону символов).

Если выражение не содержит оператора, Access использует оператор =. Можно использовать несколько сравнений, связанных логическими операторами OR, AND.

Текстовые значения всегда должны заключаться в кавычки. Например, чтобы ограничить ввод в поле Название фирмы двумя фирмами Sitilink и Lizarin, можно использовать в качестве условия на значение для этого ноля следующие выражения: «Sitilink» OR «Lizarin» или IN («Sitilink», «Lizarin»). Если в качестве операнда используется дата, она должна быть заключена в символы #, например BETWEEN #01/01/2010# AND #31/12/2010#. Тогда MS Access позволит вводить в данное поле только данные за 2010 г.

Оператор LIKE проверяет соответствие текстового поля заданному шаблону символов. Для задания шаблона используются следующие подстановочные символы:

  • • ? – один произвольный символ;
  • • * – любое (включая нулевое) количество произвольных символов; используется для замены последовательности символов;
  • • # – одна произвольная цифра;
  • • [ ] – позволяют определить условие, чтобы определенная позиция текстового поля содержала только символы, указанные в квадратных скобках; [А-Я] – любая буква; [0-9] – любая цифра;
  • • ! – позволяет определить условие, чтобы указать, что определенная позиция может содержать любой нс входящий в список символ: условие LIKE»[!0-9AB]» проверяет строку, начинающуюся с любого символа, кроме цифры и букв А и В.

Индексированное поле. Индекс – средство MS Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типов MEMO и гиперссылка или полей объектов OLE.

Использование мастера подстановок

В главе 5, как вы помните, для учебной базы данных было создано три таблицы, а также три типа записей и несколько адресов каталогов (рис. 6.1). Теперь же нам нужно добавить к ним еще несколько записей о растениях.

Рис. 6.1. Эти три таблицы были созданы в главе 5

Откроем незаполненную таблицу Растения и введем данные о нескольких новых растениях, перечисленных в табл. 6.1.

Таблица 6.1. Добавляемые записи о растениях

Конечно, нам уже приходилось выполнять такого рода работу, но все же освежим в памяти, как можно создать первую запись.

1. Выберите первое поле в первом ряду таблицы и введите Тысячелистник.

2. Нажмите клавишу со стрелкой вправо и введите Achillea millefolium.

3. Пропустите следующие два поля и введите значение, определяющее номер для растения декоративного типа. Едва ли вы не помните этот номер, откройте таблицу Типы. Как видите, значением номера для растения декоративного типа является 1.

4. Вернитесь в таблицу Растения и введите значение 1 в поле Номер типа для тысячелистника.

Повторив описанные выше шаги, введите нужные сведения о растении Синий василек, которое применяется в лечебных целях. Стоит еще раз вернуться к таблице Типы и посмотреть на значение типа для лечебных растений. Нужное значение — 3, поэтому введем его в поле Номер типа для растения Синий василек.

Подобный метод ввода данных быстро надоест, да и к тому же его эффективность очень низка. Если работа со взаимосвязанными таблицами должна выполняться просто и быстро, почему же нам приходится так много возиться при вводе всего лишь нескольких записей (рис. 6.2)?

В главе 4 мы не рекомендовали вводить данные непосредственно в таблицу. Но на этапе разработки и тестирования вполне допустимо поэкпериментировать с несколькими записями. В дальнейшем же для создания работоспособной базы данных будут создаваться формы ввода данных.

Рис. 6.2. Запомнить значения типа растения для каждой записи непросто

Решить эту проблему можно путем создания в таблице Растения так называемого поля подстановки. Это поле отображает одно значение, в то время как содержит другое. Для его создания воспользуемся специальным мастером.

Значения поля Номер типа сугубо числовые, и запомнить их довольно сложно, а что уж говорить о сотнях записей в таблице! Поэтому наилучшим решением будет преобразование поля Номер типа таблицы Растения в поле подстановки. Выполняется такое преобразование следующим образом.

1. Откройте таблицу Растения в режиме конструктора, выбрав ее в окне Растения: база данных и щелкнув на кнопке Вид панели инструментов.

2. В настоящий момент типом данных для поля Номер типа является значение Числовой. Щелкните мышью на правой области столбца Тип данных в поле Номер типа, чтобы активизировать раскрывающийся список.

3. Выберите значение Мастер подстановок, как показано на рис. 6.3.

4. В первом окне мастера предлагается выбрать между использованием значения из таблицы или запроса и вводом фиксированного набора значений. В нашем случае требуется отображение описательных значений из таблицы Типы, поэтому выбираем переключатель Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса, как и принято по умолчанию. Щелкните на кнопке Далее.

Рис. 6.3. Выбор мастера подстановок из раскрывающегося списка столбца Тип данных

5. Если требуется отобразить уже существующие значения, мастер выведет соответствующий список таблиц. Нужные значения находятся в таблице Типы, поэтому следует выбрать параметр Таблица: Типы. Обратите внимание на панель Показать в нижней области экрана. При необходимости выбрать значения из запроса активизируйте переключатель Запросы. Возможен также выбор переключателя Таблицы и запросы. Щелкните на кнопке Далее.

6. В следующем окне отобразятся все поля таблицы или запроса, которые были выбраны в предыдущем окне. Как правило, лучше указывать поле, представляющее собой первичный ключ таблицы подстановки, и поле, содержащее необходимые для отображения значения. В данном случае щелкните на кнопке с двойными стрелками для переноса обоих полей в список Выбранные поля (рис. 6.4). Первичным ключом таблицы является поле Номер типа, а в поле Описание содержатся значения, которые будут предоставляться пользователю. Щелкните на кнопке Далее.

Рис. 6.4. Перенос обоих полей в список Выбранные поля

7. Следующее окно позволяет выбирать поля, используемые для сортировки списка данных. В нашем случае подойдет изначальный порядок, поэтому щелкните на кнопке Далее.

8. В окне, показанном на рис. 6.5, отображаются значения для поля подстановки. Обратите внимание на тот факт, что Access будет отображать не значения первичного ключа, а только описательные значения, выбранные в текущем списке. В случае необходимости измените ширину столбцов для полноценного отображения каждого значения. Щелкните на кнопке Далее.

Рис. 6.5. Описательное значение в поле подстановки

9. Наконец, мастер запросит имя нового поля подстановки. Примите имя, предложенное мастером, и щелкните на кнопке Готово.

10. Теперь появится окно с запросом на сохранение таблицы, в котором следует щелкнуть на кнопке Да. Если вы щелкнете на кнопке Нет, мастер аннулирует только что созданные параметры поля подстановки.

Как видите, Access автоматически отсортировала записи после добавления поля подстановки. На самом деле сортировка не имеет никакого отношения к этому полю — она по случайному стечению обстоятельств была выполнена после добавления поля подстановки. Дело в том, что Access упорядочивает данные по значениям первичного ключа. Поскольку поле первичного ключа является текстовым (Имя), Access сортирует записи в алфавитном порядке в соответствии со значениями этого поля.

Хоть это и не имеет значения на данном этапе, отметим, что формы и отчеты наследуют поля подстановки таблиц. Другими словами, все формы и отчеты, связанные с таблицей Растения, для отображения содержимого поля Номер типа будут использовать комбинированное окно, а не текстовый элемент управления, принятый по умолчанию. Более подробные сведения по этой теме представлены в главе 8.

Для просмотра нового поля подстановки следует щелкнуть на кнопке Вид, которая находится на панели инструментов конструктора базы данных. Ранее поле Номер типа содержало только числовые значения (см. рис. 6.2), а теперь здесь хранятся описательные текстовые наименования. Таким образом, поле подстановки автоматически отображает для любой записи соответствующее описание, а не ее числовое значение.

Поле подстановки также дает возможность ввести значения внешнего ключа для каждой записи в таблице Растения. Вернемся к табл. 6.1 и введем еще одну запись, на этот раз для космеи. При переходе к полю Номер типа щелкните на значке с изображением стрелки для активизации раскрывающегося списка поля подстановки (рис. 6.6).

Для того чтобы ввести значение типа для новой записи, щелкните на значении в ниспадающем списке, выберите для растения Камея значение Декоративное и введите оставшиеся записи из табл. 6.1. По окончании этой работы вы должны получить таблицу, показанную на рис. 6.7 (закройте и снова откройте ее, в результате чего будет произведена автоматическая сортировка записей).

Откройте таблицу Растения в режиме конструктора и просмотрите параметры поля подстановки (щелкнув на кнопке Вид на панели инструментов). Теперь выберите любое поле в столбце Номер типа и щелкните на вкладке Подстановка на панели Свойства поля.

Рис. 6.6. Активизация раскрывающегося списка поля подстановки

Рис. 6.7. Теперь в таблице содержатся сведения о семи растениях

Обратите внимание на поле Тип элемента управления, содержащее текстовое поле для ввода данных и прокручиваемый список. Данные можно вводить непосредственно в текстовое поле, а нужный элемент выбирается из раскрывающегося списка. Более полно процесс создания различных элементов управления описывается в главе 8, «Создание и использование форм данных», и в главе 13, «Настройка форм».

Хоть это и не очевидно, но мастер создания поля подстановки автоматически создал первую связь. О связях мы еще поговорим в этой главе.

Удаление поля подстановки

Для удаления этого поля выберите значение Поле в раскрывающемся списке свойства поля Тип элемента управления, показанном на рис. 6.8. Но не стоит делать это прямо сейчас, так как поле подстановки, добавленное для поля Номер типа, нам еще понадобится. Не изменяя поле подстановки, закройте таблицу растений.

Разве не проще выбирать нужный элемент в списке, вместо того чтобы вводить его название вручную? Не только проще, но и эффективнее, поэтому использование раскрывающегося списка является идеальным методом защиты данных, предотвращающим появление ошибок, в том числе опечаток, обусловленных невнимательностью пользователей. Настоятельно рекомендуем как можно чаще ограничивать пользователей выбором возможных вариантов в специальных списках.

Рис. 6.8. Для удаления поля подстановки выберите в списке Тип элемента управления значение Поле

Fore kc .ru
Рефераты, дипломы, курсовые, выпускные и квалификационные работы, диссертации, учебники, учебные пособия, лекции, методические пособия и рекомендации, программы и курсы обучения, публикации из профильных изданий

Добавление поля подстановки или поля списка значений в веб-приложении Access

Важно Службы Access 2010 и 2013 удаляются из следующего выпуска SharePoint. Рекомендуется не создавать новые веб-приложения, а перенести существующие приложения на другую платформу, например Microsoft Power Apps.

Вы можете поделиться данными Access с Dataverse, облачной базой данных, на основе которой можно создавать приложения Power Platform, автоматические рабочие процессы, виртуальные агенты и т. д. для Интернета, телефона или планшета. Дополнительные сведения см. в разделе Начало работы: перенос данных Access в Dataverse.

Поле подстановки используется для поиска в одной таблице значений, которые можно использовать в другой таблице. Поле подстановки может служить источником значений для раскрывающегося списка и использоваться для упрощения ввода данных в поле. Пусть, например, вы хотите создать список 50 штатов США, чтобы пользователи могли выбирать штат в списке, а не вводить его название. С помощью мастера подстановок в Access можно создать поле подстановки для названия штата.

В этой статье

  • Создание поля подстановки
  • Создание поля списка значений
  • Сравнение поля со списком и элемента управления с автозаполнением

Создание поля подстановки

Если ранее вы использовали шаблон для создания приложения или добавления таблицы, возможно, в Access уже созданы отношения подстановки между таблицами. Чтобы проверить наличие полей подстановки, откройте таблицу в режиме конструктора в Access и найдите в столбце Тип данных тип данных Подстановка.

Использование мастера подстановок в веб-приложении Access:

  1. В классическом приложении Access откройте таблицу в режиме конструктора.
  2. В первой пустой строке списка полей введите название нового поля подстановки и щелкните Подстановка в столбце Тип данных. Будет запущен мастер подстановок.

Важно: В веб-приложении Access следует сразу же после добавления поля настроить для него тип данных «Подстановка». Если вы измените тип данных поля на тип «Подстановка», вам не удастся сохранить изменения структуры таблицы, даже если в поле не было значений. Это ограничение распространяется только на веб-приложение.

Примечание: Лучше всего установить флажок Запретить удаление, если существуют соответствующие записи…, поскольку при этом сохранится целостность данных. Применять другие параметры следует с осторожностью.

Создание поля списка значений

Вы можете создать список значений вместо использования существующего поля или запроса в качестве источника.

    В классическом приложении Access откройте таблицу в режиме конструктора.

Важно: В веб-приложении потребуется использовать новое поле. Если вы измените тип данных поля на тип «Подстановка», вам не удастся сохранить изменения структуры таблицы, даже если в поле не было значений.

Сравнение поля со списком и элемента управления с автозаполнением

В следующем представлении:

Ввод данных в поле с автозаполнением

  • Для поля Зона доставки используется элемент управления с автозаполнением. Как только пользователь введет первую или несколько первых букв зоны, будет отображено первое соответствие в списке. Элемент управления с автозаполнением следует применять, если пользователи уже знают, что они ищут, и не хотят полностью просматривать длинный список. Дополнительные сведения см. в статье Добавление элемента управления автозаполнением в представление.
  • Для поля Штат используется элемент управления «поле со списком». Нажмите кнопку со стрелкой вниз, чтобы увидеть весь список значений. Поле со списком следует применять, когда пользователи сразу должны видеть все варианты выбора. Дополнительные сведения см. в статье Добавление поля со списком в представление.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *